Resumen: "Seven Tools for Project Success" by Jeffrey S. Harding
Tener las herramientas adecuadas es fundamental para el éxito de los artesanos, como carpinteros, electricistas, plomeros y similares, lo mismo es válido para la gestión de proyectos que inician un proyecto plantea muchas preguntas (por ejemplo, ¿qué haremos? ¿cómo lo haremos? ¿cuánto costará? ¿cuándo lo haremos?) el uso de las herramientas adecuadas puede ayudarlo a responder a estas preguntas y tenga éxito en sus proyectos.
Un punto más para hacer antes de entrar en las herramientas es el siguiente. Por lo general, las empresas utilizan un proceso para desarrollar y definir (en detalle) el alcance de un proyecto. este proceso a menudo se denomina carga frontal o proceso fel. algunas empresas utilizan el término diseño de ingeniería de front-end (feed) u otros términos en su lugar.
Las siete herramientas
1.- Documento de alcance de proyecto
Cada proyecto, por pequeño que sea, debe tener un alcance escrito. El documento de alcance describe en detalle lo que el proyecto proporcionará.
Al igual que, qué equipo se instalará, qué facilitadores se requerirán, qué interfaces se requieren con la planta existente y así sucesivamente y generalmente describe dónde se instalará el equipo, así que donde la carta responde "por qué" y "qué" en general. El alcance responde "qué" y "dónde" en detalle.
La utilidad del documento de alcance es definir qué va a proporcionar el proyecto y ayudar a proteger su proyecto de los cambios de alcance, incluida la dispersión del alcance. Una vez que el alcance se define y se arregla, se documenta en el documento del alcance y es aprobado por la gerencia, es mejor tratar de evitar cualquier cambio acope, ya que los cambios en el alcance probablemente agregarán costo y tiempo a su proyecto (normalmente se debe usar un procedimiento de cambio formal) para obtener la aprobación de la gerencia para cambiar el alcance del proyecto, ya que la mayoría de los cambios afectan tanto al presupuesto como al cronograma.
2.- Presupuesto del proyecto
Es un presupuesto de proyecto, basado en una estimación de costos con una base de estimación documentada, la estimación del costo del proyecto responde a la gran cantidad de preguntas y respuestas que generalmente sirven como base para el presupuesto del proyecto, ya sea directamente o con algunos ajustes adicionales, por eso es tan importante tener una base documentada para la estimación del costo.
3.- Calendario del proyecto
El programa responde la pregunta cuando (o más a menudo "qué tan pronto") el programa puede ser tan simple como unos pocos hitos o un simple diagrama de Gantt, pero cada proyecto debe tener un programa. Se actualiza un calendario de hitos, especialmente en las fases iniciales de un proyecto.
A medida que el proyecto avanza, el cronograma debe actualizarse. La administración querrá actualizaciones periódicas de los proyectos, incluido el cronograma.
4.- Organigrama
El organigrama responde a las preguntas de "quién". Esto puede ser importante si su organización tiene recursos limitados para asignar al proyecto, si utiliza recursos a tiempo parciales o si utiliza terceros. El organigrama hace que la asignación de alguien en el proyecto sea "oficial" y tener los nombres de las personas en el organigrama puede ayudarlo a obtener la prioridad y el compromiso que necesita para realizar el proyecto.
5.- Lista de elementos de acción
La lista de elementos de acción se puede utilizar para realizar un seguimiento de cualquier cosa en el proyecto que deba realizarse: información que se necesita: decisiones que se necesitan o cualquier acción que se necesite.
El elemento de acción tiene múltiples usos. Sirve como un marcador para el administrador del proyecto, por lo que los elementos clave no se olvidan. Y, las fechas ayudan a mantener los artículos en orden de prioridad.
La lista se puede usar para mantener a las personas responsables de proporcionar información y acciones necesarias para el proyecto. Entonces, si un grupo o persona no responde y está causando retrasos, la lista de elementos de acción puede proporcionar un apalancamiento para intentar que respondan. Y, en última instancia, proporcionará un historial de todos estos elementos y decisiones clave para fines de mantenimiento de registros.
6.- Plan de Ejecución del Proyecto
El plan de ejecución del proyecto responde a las preguntas "cómo". ¿Cómo se llevará a cabo el proyecto? ¿Cómo haremos la ingeniería (en la empresa o iremos a un contratista de ingeniería)? ¿Cómo compraremos el equipo (recursos de compra internos o un tercero)? ¿Cómo contrataremos la construcción (contratista general o contratistas principales múltiples)? ¿Cómo gestionaremos la construcción (recursos internos o de terceros)? ¿Cómo obtendremos otros servicios externos necesarios (servicios de topografía, servicios geotécnicos, servicios de inspección y pruebas, etc.)? Como puede imaginar, el plan de ejecución puede ser bastante detallado y, a menudo, evoluciona a lo largo del camino a medida que el proyecto se define más completamente.
El desarrollo de un plan de ejecución del proyecto obligará al gerente del proyecto a pensar en el proyecto completo desde la estrella hasta el final. Al hacerlo, este ejercicio ayudará a capturar los costos potenciales y programar los impactos que deben tenerse en cuenta.
7.- Registro de riesgos.
Es una herramienta avanzada que es una buena idea para todos los proyectos. Algunas compañías ahora incluso requieren registros de riesgo como parte de sus procedimientos de proyecto. Si bien la contingencia en una estimación de costos se destina principalmente a cubrir las "incógnitas desconocidas", el registro de riesgos puede ayudarlo a detectar posibles riesgos conocidos y, al asignar probabilidades, cuantificar una contingencia de riesgos.
Tener artículos documentados en un registro de riesgos muestra una buena planificación del proyecto. Como nadie tiene una bola de cristal, es posible que las entradas no sean exactamente correctas, pero le muestran a la gerencia que usted trató de explicar los riesgos.
Resumen de las siete herramientas para proyectos
